Warum komplexe Übersetzungs- und Dokumentationsprojekte mit ProjectLibre planen? „Gute Vorbereitung ist die halbe Miete“, lautet das Sprichwort. In der Tat bestätigen viele Verantwortliche, dass die meisten Projekte scheitern, weil sie mangelhaft vorbereitet worden sind. Für routinemäßige Aufgaben, wie es bei der regelmäßigen Übersetzung von Dokumentationen der Fall ist, gibt es effiziente Softwarelösungen wie das von der D.O.G. GmbH eingesetzte Workflow-System XTRF. Aber wie sieht es bei speziellen Projekten aus?
Ob bei einer Softwareentwicklung oder in der technischen Kommunikation, der Löwenanteil der Projekte hätte termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden können, wenn sie nur sorgfältig und systematisch geplant worden wären. Die gute Nachricht ist, dass es dafür Lösungen gibt. Und sie sind mit einem vertretbaren Aufwand umsetzbar.
An komplexen Einzelprojekten sind Teams und externe Mitarbeiter beteiligt. Projekte bestehen aus mehreren verknüpften Einzelaufgaben. Dabei kann es sich beispielsweise um die Lokalisierung einer E-Commerce-Plattform in mehrere Sprachen, um die Erstellung der Dokumentation für eine neue Maschine oder auch um die Einführung eines neuen Terminologieverwaltungssystems handeln.
Nach dem Motto „keine Zeit“, „um Zeit zu sparen“ verzichten Projektverantwortliche bei solchen Vorhaben oft auf eine softwaregestützte Planung. Sie nehmen entweder an, dass eine Projektmanagement-Software sehr teuer ist oder dass deren Bedienung zu komplex und zeitaufwändig ist. Notfalls kommen Excel-Tabellen und Checklisten zum Einsatz. Das ist zwar besser als nichts, bietet aber nicht die vielen Vorteile einer Projektmanagement-Software.
Tools für das Projektmanagement
Der Platzhirsch bei Projektmanagement-Tools bleibt nach wie vor MS Project von Microsoft, ein sehr leistungsfähiges Programm, das schon in der Basisversion umfangreiche Funktionen bietet. Eine kostenlose und sehr brauchbare Alternative ist das Programm ProjectLibre, das seit dem Jahr 2013 als Open-Source-Lösung verfügbar ist. ProjectLibre ist in Java programmiert und läuft daher auf unterschiedlichen Betriebssystemen. Die Software kann von folgender Seite heruntergeladen werden: www.projectlibre.com.
Arbeiten mit ProjectLibre
Basisdaten konfigurieren
Wenn die Software installiert ist, müssen als erstes einige Basisdaten konfiguriert werden:
-
- die Namen der Mitarbeiter, die einzelne Aufgaben übernehmen können
- die Arbeitszeit dieser Mitarbeiter (z. B. acht Stunden pro Tag)
- bei Bedarf die Kosten pro Einheit (Kosten pro Stunde)
- bei Bedarf die arbeitsfreien Tage im Kalender
Ressourceninformationen werden in der Tabelle Ressourcen eingegeben. Einzelne Mitarbeiter können einer Gruppe zugewiesen werden. Damit ist die Software in der Lage zu kalkulieren, was ein Projekt kostet. Auch kann sie automatisch ermitteln, ob die zugewiesenen Ressourcen ausreichen, um die Aufgabe termingerecht auszuführen. Sie zeigt in der Histogramm-Ansicht, ob die zugewiesene Ressource frei ist oder keine Kapazitäten mehr hat.
Anlegen eines Projekts
Das Anlegen eines neuen Projekts ist recht einfach. Im Projektdialog trägt der Projektmanager die Basisdaten des Projekts ein: Projektname samt Startdatum und etwaige Metadaten. ProjectLibre öffnet dann die Tabellenansicht mit GANTT-Diagramm, in die der Reihe nach die einzelnen Projektaufgaben eingetragen werden. Für jede einzelne Aufgabe kann der Projektmanager in den jeweiligen Spalten die Dauer der Aufgabe, die Namen der zugewiesenen Ressourcen, bei Bedarf auch das Startdatum eintragen. Die Dauer einer Aufgabe kann er in Tagen oder Bruchteilen von Tagen (= Stunden) eingeben. ProjectLibre errechnet automatisch das Enddatum der Aufgabe. Wenn man bereits vorher eine gute Vorstellung davon hat, was zu tun ist, nimmt das Befüllen der Aufgabentabelle nur einige Minuten in Anspruch.
Als nächstes geht es darum, Einzelaufgaben in Sammelvorgängen zu gruppieren und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben zu definieren. Hier zwingt sozusagen ProjectLibre den Projektmanager, sich im Voraus genaue Gedanken darüber zu machen, wie das Projekt im Einzelnen ablaufen wird.
Die Verwaltung der Aufgaben erfolgt im Reiter Vorgang. Um Aufgaben in einem Sammelvorgang zusammenzufassen, muss der Projektmanager zuerst den Namen für eine übergeordnete Aufgabe eingeben. Anschließend markiert er die untergeordneten Aufgaben. Er kann diese mit einem Pfeil nach rechts einrücken. Der Sammelvorgang erscheint dann fett gedruckt in der Tabelle, während die untergeordneten Aufgaben in Normalschrift rechts eingerückt erscheinen. Mit dem Befehl Verbinden können markierte Vorgänge miteinander verbunden werden. Wenn keine weiteren Angaben erfolgen, startet eine neue Aufgabe, sobald die vorangegangene abgeschlossen ist. Die Software berechnet automatisch das Ende eines Sammelvorgangs, wenn alle untergeordneten Aufgaben miteinander verknüpft sind.
Ein Doppelklick auf den Vorgang öffnet ein Informationsfenster für den aktiven Vorgang. Hier kann der Projektmanager dem Vorgang eine Ressource zuordnen oder die Abhängigkeit zwischen zwei Vorgängen genauer definieren. Er kann zum Beispiel festlegen, dass ein Vorgang zwei Tage nach dem Ende seines Vorgängers anfängt oder dass zwei Vorgänge zeitversetzt anfangen.
Meilensteine setzen
Eine besondere Vorgangsart bilden die Meilensteine. Es sind Vorgänge mit einer Dauer von null Tagen, die helfen, das Projekt zu strukturieren. Bezüglich der Verknüpfung von Vorgängen bieten sie die gleichen Möglichkeiten wie normale Vorgänge. Das heißt, hier kann der Projektmanager Puffer bilden, indem er einen bestimmten Vorgang einige Tage nach einem Meilenstein anfangen lässt.
Im Informationsfenster für die einzelnen Vorgänge kann der Ausführende bzw. der Projektmanager jederzeit den Grad der Fertigstellung des Vorgangs in Prozenten eintragen. Dies ist besonders bei Vorgängen nützlich, die sich über mehrere Tage erstrecken. So weiß der Projektmanager jederzeit, wo er in Bezug auf seine ursprüngliche Planung steht.
Wenn alle Einstellungen zum ersten Mal vorgenommen sind, speichert der Projektleiter seinen Plan als Basisplan. Damit kann er beispielsweise nachträglich SOLL- und IST-Werte für Kosten und Dauer vergleichen. Wenn er später im Laufe des Projekts Änderungen an den Ressourcen oder Terminen vornimmt, kann er den Plan aktualisieren. ProjectLibre rechnet dann alle Termine, Kosten und die Ressourcenauslastung neu aus und zeigt etwaige Konflikte an.
Fazit: Ein Instrument für besseres Projektmanagement
Mit etwas Übung bietet ProjectLibre ein sehr effizientes Instrument, um Projekte zu planen. Das Programm zwingt sozusagen den Projektmanager, alle wichtigen Fragen im Voraus zu beantworten. Letztendlich ist es wie bei vielem im Leben eine Frage der Selbstdisziplin. Die Werkzeuge für eine gute Planung sind da. Wer mit Lieferanten und Partnern zusammenarbeitet, die diese Tools beherrschen und einsetzen, kann ruhiger schlafen.
