Als Telefonzellen an jeder Ecke standen, konnte man oft auf einem Schild lesen: „Fasse Dich kurz“. Dieses Motto setzen heute noch viele Autoren oder Entwickler mit sportlichem Ehrgeiz um. Als Hilfsmittel setzen sie Abkürzungen ein, die immer wieder für Verwirrung bei Anwendern oder Übersetzern sorgen. In Extremfällen verursachen unverständliche Abkürzungen die falsche Bedienung einer Maschine bzw. einer Software. Man darf den Arbeitsaufwand nicht unterschätzen, der mit ihrer Klärung zusammenhängt. Oft sind mehrere Personen daran beteiligt. Individuelle oder nicht durchdachte Abkürzungen sind beim Einsatz von Redaktionssystemen aufgrund der modularen Arbeitsweise verstärkt ein Problem, denn die zusammengefügten Module verwenden u. U. unterschiedliche Abkürzungen für dieselbe Komponente. Auch können ungewöhnliche oder unbekannte Abkürzungen Translation-Memory-Systeme (TMS) dazu verleiten, Sätze falsch zu segmentieren.
Aber was sind Abkürzungen, Akronyme, Kurzwörter?
Zuerst einmal gilt es, einige Grundbegriffe zu klären. Unter Abkürzungen versteht man das Auslassen von Buchstaben in einem Wort oder in einer Wortgruppe. Oft, aber nicht immer steht ein Punkt am Ende der Abkürzung. Beispiele: „kpl.“ (komplett), „ StVO “ oder „die Abk. für Abk. ist Abk.“
Akronyme sind kurze Wörter, die aus den Anfangsbuchstaben mehrerer Wörter gebildet werden. Beispiele: „ICE“ (Intercity-Express), „SPS“ (speicherprogrammierbare Steuerung). Akronyme kommen auch in Komposita vor (wie bei „USB-Stick“). Auch englische Akronyme haben ihren Weg in die deutsche Sprache gefunden: „ASAP“, „FAQ“.
Unter Kurzwörtern oder Kurzformen versteht man die verkürzte Form eines Wortes, die dadurch entsteht, dass man komplette Buchstabengruppen auslässt. Beispiel: „Trafo“ für „Transformator“ oder „Poti“ für „Potentiometer“. Eine besondere Art findet man bei Komposita, in deren Mitte eine Wortendung ausgelassen wurde wie bei „Dichtring“ / „Dichtungsring“.
Bedarf nach Standardisierung von Abkürzungen
Angesichts der vielfältigen Möglichkeiten, Wörter abzukürzen, ist es in der technischen Dokumentation mehr denn je notwendig, Regeln für das Abkürzen zu definieren. Allerdings hängen die Methoden zur Standardisierung von Abkürzungen von der Situation und von der Art der Dokumentation ab.
In der technischen Dokumentation ist es empfehlenswert, nur dann abzukürzen, wenn es erforderlich ist. Jede Abkürzung bringt das Risiko mit sich, dass sie entweder unterschiedlich übersetzt oder missverstanden wird. Manchmal übernimmt ein Übersetzer unverändert eine deutsche Abkürzung, die er nicht versteht, obwohl es u.a. eine akzeptierte Variante in seiner Sprache gibt. Wer eine Abkürzung zum ersten Mal erwähnt, sollte sie auch erläutern. Gute Dokumentationen haben ein Abkürzungsverzeichnis mit den wichtigsten Abkürzungen und mit deren vollständiger Form.
Ein anderer Fall betrifft Teilelisten in Datenbanken wie es zum Beispiel bei SAP-Datenbanken der Fall ist. Da oft mehrere Leute über längere Zeiträume diese Listen erstellen, ist es umso wichtiger, regelmäßig für eine Vereinheitlichung der verwendeten Abkürzungen zu sorgen.
Ein dritter typischer Anwendungsfall sind Software- und Displaytexte. Sie müssen abgekürzt werden, wenn der verfügbare Platz in der Softwareoberfläche begrenzt ist. In der Praxis sind es häufig die Entwickler selbst, die diese Texte abkürzen, mit dem Ergebnis, dass man eine Abkürzungsinflation für denselben Text hat, denn Softwareprodukte werden regelmäßig aktualisiert und erweitert. Bei einem bekannten Produkthersteller fand man z. B. bis zu 99 abgekürzte Varianten eines Strings. Ein weiteres besonderes Merkmal von Softwaretexten ist, dass sie oft in Englisch verfasst sind, und daher anderen Wortbildungs- oder Abkürzungsmechanismen unterliegen.
Grundregeln für das Abkürzen definieren
Welche Grundregeln könnte man für die Erstellung neuer Abkürzungen oder für die Beendigung eines Abkürzungschaos festlegen?
Konsistenz: Wenn eine Aussage abgekürzt werden soll, sollte man sie immer in derselben Art und Weise abkürzen.
Eindeutigkeit: Man sollte unbedingt vermeiden, dieselbe Abkürzung für zwei oder mehr unterschiedliche Sachverhalte zu benutzen, z.B. „Min.“ = „Minimum“ und „Minute“.
Nicht jedes Wort abkürzen: Besonders bei längeren Aussagen wie „Einstellung Name und benutzerdefiniertes Format“ wird manchmal verzweifelt versucht, jedes einzelne Wort abzukürzen. Das führt zu unverständlichen Konstruktionen wie „Eins.Na.u.bede.Form.. In solchen Situationen ist es ratsam, weniger bedeutsame Wörter auszulassen und den Rest bei Bedarf abzukürzen.
Anlehnung an Normen, Gesetze, allgemein akzeptierte Abkürzungen: Hier sollte man vermeiden, zu kreativ zu sein und neue Abkürzungen zu definieren, die von bereits eingeführten und akzeptierten Abkürzungen abweichen.
Übersetzbarkeit: Heute werden Produkte für den globalen Markt produziert. Folglich müssen Abkürzungen auch im Ausland verständlich sein. Man sollte Abkürzungen vermeiden, die schwer zu übersetzen sind, etwa weil sie etwas symbolisieren, was es in anderen Sprachen nicht gibt. Beispielsweise die Ziffer 4 und 2 für „for“ oder „to“ im Englischen. Ebenfalls sind Abkürzungen zu vermeiden, die sich in anderen Sprachen wie Englisch etabliert haben. Beispiel: „API“ für „Aktuelle Produktinformation“ (API steht im Englischen für „application programming interface“). In einigen Sprachen, die ohne Buchstaben arbeiten (z. B. Chinesisch), sind die Abkürzungsverfahren ganz andere. Hier werden Wörter ausgelassen.
Einheitliches Abkürzungsverfahren: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Wörter oder Strings abzukürzen. Man kann Buchstaben auslassen und einen Punkt am Ende setzen. Man kann Leerzeichen zwischen Wörtern auslassen und jedes Wort mit einem Großbuchstaben beginnen. Man kann mehrere Wörter abkürzen und ebenfalls ohne Leerzeichen aneinanderfügen, wobei der erste Buchstabe großgeschrieben wird. Wichtig ist auf jeden Fall, dass das Abkürzungsverfahren einheitlich ist. Das ist u. U. dann nützlich, wenn man in einem Text nach bestimmten Mustern sucht.
Wenn die Abkürzungsregeln einmal definiert worden sind, sollte man sie im Redaktionsleitfaden bzw. im Übersetzungsleitfaden festlegen, sodass alle am Redaktionsprozess Beteiligten einheitlich arbeiten.
Tools zur Prüfung von Merkmalen
Um das zu gewährleisten, kann man sicherlich entsprechende Tools einsetzen, die die Ausgangstexte bzw. die Übersetzungen auf gewisse Merkmale prüfen. Die wichtigsten Abkürzungen sollten ebenfalls ihren Platz in der Firmenterminologie haben. Es ist heute Stand der Technik, Terminologien begriffsorientiert aufzubauen. Das bedeutet, dass sie alle Bezeichnungen (also auch Abkürzungen) für einen Begriff zusammenfassen. Das sorgt für konsistente Ausgangstexte aber auch für konsistente Übersetzungen. Und diese Formen kann man mithilfe eines Qualitätssicherungsprogramms für Übersetzungen wie ErrorSpy prüfen.
Abkürzungen sind das Stiefkind vieler Dokumentationen oder Softwareprodukten. Hier schlummert ein großes Einsparpotenzial und auch Potenzial für Qualitätsverbesserungen. Mit einigen einfachen Regeln lässt sich Ordnung in das Abkürzungschaos bringen.
