„Braucht eine Dienststelle der Kommission einen Text in mehreren Sprachen, so schickt sie ihn mit einem ‚Auftragszettel‘ an die Planungsstelle der Fachgruppe, die für sie arbeitet. Das geschieht mit der Hauspost oder per Fax, meist jedoch auf elektronischem Weg.“ Bei der Lektüre dieses Zitats aus dem Jahr 1998 kommt etwas Wehmut auf. Ein „Zettel“ war das Medium für die Organisation eines Übersetzungsprojekts. Die Beauftragung lief über Fax, Post oder Mail.
Übersetzungsprojekte sind komplexer geworden
In den letzten 20 Jahren hat sich der Markt für Übersetzungen radikal geändert. Die Erweiterung der EU auf 28 Mitgliedstaaten mit insgesamt 24 Amtssprachen sowie der explosionsartige Zuwachs an Informationen und Dokumentationen stellt Auftraggeber wie auch Auftragnehmer vor viele Herausforderungen. Welche Trends haben sich im Hinblick auf die Beschaffenheit und Organisation der Aufträge herauskristallisiert?
Mehr Sprachen zu verwalten
Zuerst die Anzahl der Sprachen: Wir haben es heute mit einer Vielzahl von Sprachen und dadurch auch von Dienstleistern zu tun. Dann die Mengen, die die Verbreitung von Technologien wie Redaktionssysteme/Content-Management-Systeme, Translation- Memorys und maschinelle Übersetzungssysteme fördern. Schließlich zusätzliche Leistungen wie die Extraktion und die Bereitstellung übersetzter Terminologie, das Lektorat und manchmal auch das Posteditieren maschineller Übersetzungen, die zunehmend Teil von Übersetzungsprojekten sind. All diese Entwicklungen führen dazu, dass der Verwaltungsaufwand und die Anforderungen an das Projektmanagement tendenziell zunehmen. Gleichzeitig nimmt der Wert eines einzelnen Übersetzungsauftrags aufgrund des hohen Technologieeinsatzes und der Wiederverwendung vorhandener Inhalte tendenziell ab.
Mehr Dateien zu verwalten
Die Übersetzung einer Bedienungsanleitung in 20 Sprachen bedeutet nicht selten neben sprachunabhängigen Bearbeitungsschritten sechs oder sieben weitere Bearbeitungsschritte für jede einzelne Sprache. Wenn man noch dazu rechnet, dass eine Anleitung u. U. aus 100 kleineren XML-Dateien besteht, ist die manuelle Verfolgung des Zustands von 20 × 100 Dateien während allen einzelnen Phasen des Projektlebens weder ein Kinderspiel noch prozesssicher. Dass dies auf Dauer mit Excel-Tabellen und E-Mails nicht mehr effizient zu bewältigen ist, haben die meisten Betroffenen längst festgestellt.
Bedarf nach workflowbasierten Systemen
Die Lösung ist naheliegend. Ähnlich wie die Produktionssteuerung mit ERP–Systemen in der Fertigung, sind workflowbasierte Systeme für die Verwaltung von Übersetzungen an der Tagesordnung. Hier muss man zwischen verschiedenen Einsatzsituationen unterscheiden:
- Das System wird vom Kunden bzw. vom Übersetzungsdienstleister oder von beiden gemeinsam eingesetzt.
- Das System ist Teil eines Translation-Memory- Systems oder nicht.
- Das System ist auf einem eigenen Server installiert oder eine Cloud-Lösung.
Gemeinsam verfügen die bekanntesten Workflowsysteme am Markt über folgende Funktionen:
- Sie fassen alle Projektinformationen zentral in einer Datenbank zusammen und können von den Beteiligten entsprechend ihren Rollen und Befugnissen eingesehen bzw. editiert werden.
- Die Projekte werden in einzelne Tasks (Bearbeitungsschritte) aufgeteilt. Jeder Task ist mit einem Termin und mit einer ausführenden Ressource versehen. Wenn diese Ressource Ihre Aufgabe erledigt hat, ändert sich der Status des Tasks entsprechend und der nachfolgende Task wird ausgelöst. So lässt sich jederzeit ermitteln, in welchem Bearbeitungszustand sich ein Projekt befindet.
- Das System kann automatisch Benachrichtigungen schicken, etwa bei der Annahme eines Auftrags oder wenn eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen ist.
- Viele Systeme verfügen über kaufmännische Funktionen wie vor allem die Abrechnung von Leistungen und die Ermittlung der Produktionskosten.
- In einem unterschiedlichen Umfang bieten Systeme Automatisierungsmöglichkeiten für Produktionsschritte. Das betrifft beispielsweise die Erzeugung von fertigen Übersetzungsprojekten.
- Die meisten Systeme verfügen über Portale, über die die Beteiligten Dateien hochbzw. herunterladen oder einzelne Tasks beauftragen.
- Schließlich bieten manche Systeme die Möglichkeit, Auswertungen für das Management bzw. für das Projektmanagement zu generieren: Statistiken über die Anzahl der Aufträge je Sprache, Kosten pro Sprache oder Periode, Übersichten über laufende Aufträge, Gewinnmargen und Ähnliches.
Auswahlskriterien für ein System
Für welches Einsatzmodell kommen welche Produkttypen infrage? Ein Übersetzungsdienstleister, der nicht auf eine einzige Übersetzungstechnologie fixiert ist, fährt in der Regel mit einem produktunabhängigen Workflowsystem besser. Auch Unternehmen können diese Produkte einsetzen. Zu den führenden Systemen dieser Art zählen Plunet oder das von D.O.G. benutzte XTRF. Sie bieten ein Portal für Übersetzer und für Kunden.
Workflowsysteme, die Teil einer Übersetzungslösung sind, unterstützen nur diese eine Übersetzungstechnologie. Sie kommen infrage für Firmen oder Übersetzungsbüros, die ausschließlich mit dieser Technologie arbeiten. Kundenseitig bedeutet es, dass die betroffenen Mitarbeiter sich auch unmittelbar mit technischen Aufgaben befassen wie die Nachbearbeitung übersetzter Dateien oder das Lösen technischer Probleme, wenn bei der Projektvorbereitung eine Datei fehlerhaft importiert wird. Beispiele für solche Systeme sind der WorldServer von RWS oder Across.
Einige kommerzielle Anbieter liefern eine webbasierte Workflowlösung als Dienstleistung (Stichwort SaaS). Die ganze Abwicklung erfolgt über das Internet, und alle Daten werden auch dort gespeichert. Nutzer, die den Aufbau und die Pflege einer Workflowlösung und deren Infrastruktur vermeiden möchten und sie nur mieten möchten, können sich für eine solche Lösung entscheiden.
In den nächsten Jahren werden wir weitere interessante Entwicklungen in diesem Bereich beobachten. Sie werden zum einen diverse Aspekte der Produktionsautomation betreffen und die Integration in noch mehr Infrastrukturen und Unternehmenssysteme ermöglichen. Zum anderen werden schrittweise Elemente der künstlichen Intelligenz implementiert, die Benutzer bei ihren Managemententscheidungen unterstützen. In diesem Zusammenhang findet man zwei interessante Entwicklungen beim Anbieter XTRF: Den Smart Connector, mit dem die Annahme von Projekten und Dateien aus fremden Systemen wie SAP mit einem überschaubaren Aufwand umgesetzt werden kann oder Smart Projects, ein komplett neuer intuitiver Ansatz, um Projekte situationsgerecht anzulegen.
Angesichts der wachsenden Vielfalt von Übersetzungsprojekten und der Komplexität von IT-Landschaften in vielen Unternehmen, wird das Vorhandensein eines Auftragsabwicklungssystems neben Qualität, Ressourcen und Preis zunehmend ein Entscheidungsfaktor für die Auswahl eines Übersetzungsdienstleisters sein.
